N°17 – Internet et l’avénir des bibliothèques (1)

Chers abonnés, pour des raisons techniques, je ne put publier pour l’heure  la suite des articles sur le SIGB ABCD. En attendant je nous propose de réfléchir sur l’avenir de nos bibliothèques et partant de notre métier avec l’arrivée et la vulgarisation d’internet.

Dans ce premier billet d’une longue série d’articles sur ce sujet, je nous propose un intéressant article que j’ai lu. Il est extrait du chapitre 6.4 " l’avenir des bibliothèques avec Internet" du livre de Marie Lebert intitulé "De l’imprimerie à Internet" (1999)

"Dans ce monde bouleversé à la fois par les possibilités documentaires sans précédent qu’offre Internet et par le développement vertigineux des cyberbibliothèques, que vont devenir les bibliothécaires et les documentalistes? Vont-ils devenir des cyberthécaires, nouvelle génération de bibliothécaires spécialistes du multimédia, ou bien vont-ils progressivement disparaître parce que les usagers n’auront tout simplement plus besoin d’eux lorsque tous les documents seront disponibles en ligne?

Dans Digital Literacy (New York, Wiley, 1997), Paul Gilster assure que ce sont les bibliothécaires et non les programmeurs qui seront la clé du développement des cyberbibliothèques et d’Internet. Surpris par le pessimisme qui a saisi les bibliothécaires devant les changements affectant leur profession, il pense que celui-ci est sans fondement. D’après lui, Internet n’est pas plus une menace pour les livres que l’avion n’était une menace pour la voiture. Le livre "physique" gardera son utilité pendant qu’Internet se développera, et les deux supports seront en quelque sorte des voies parallèles avec des fonctions différentes.

Cependant, au moins dans le domaine des bibliothèques spécialisées, on ne voit maintenant plus guère l’utilité d’aligner des documents sur les rayons, alors qu’il est tellement plus pratique de les scanner pour pouvoir les stocker sur un disque dur, les communiquer par voie électronique et les imprimer seulement à la demande. Nous sommes en pleine période de transition.

Par contre, les bibliothèques publiques auront probablement une durée de vie plus longue. On ne va pas lire sur écran cinq cents pages d’un roman de Zola ou de Proust. Mais c’est sans doute aussi une question de génération. Les enfants qui jouent avec l’ordinateur dès l’âge de trois ans ne verront peut-être aucun problème à lire les oeuvres de Zola ou de Proust à l’écran. Il est vrai que, pour le moment, emporter son ordinateur pour lire au coin du feu ou dans son lit est beaucoup moins pratique que d’avoir son livre de poche, même quand il s’agit d’un portable, mais les ordinateurs portables deviennent de plus en plus compacts et légers, et la qualité des écrans s’améliore chaque année. De plus, dès cette année, les livres électroniques, petits ordinateurs de la taille d’un livre, seront disponibles sur le marché et permettront de lire et stocker une dizaine d’oeuvres, chiffre qui devrait augmenter rapidement. Il faudra toutefois attendre quelque temps pour que leur prix soit à la portée de toutes les bourses.

Quant aux bibliothèques nationales et aux grandes bibliothèques, elles auront toujours à préserver le patrimoine pluricentenaire constitué par les manuscrits, les incunables et les livres imprimés, les collections de journaux, les partitions musicales, les gravures, les images, les photos, les films, les documents électroniques, etc., qui se sont accumulés sur leurs rayons, en partie grâce au dépôt légal.

Comme on a déjà vu apparaître les discothèques, les vidéothèques et les médiathèques il y a quelques années, on assistera certainement à l’apparition d’un nouveau type de bibliothèque et à une nouvelle génération de professionnels de la documentation. Le premier site web de bibliothèque – celui de la Bibliothèque publique d’Helsinki (Finlande) – ne date jamais que de février 1994. On ne fait qu’amorcer un virage, et l’avenir est encore flou.

Le métier de bibliothécaire, qui s’est beaucoup transformé avec l’apparition de l’informatique, va continuer de se transformer avec l’apport d’Internet.

L’informatique a déjà permis au bibliothécaire de ne plus passer des heures à classer manuellement ses fiches dans de multiples tiroirs en bois. Elle lui a permis de remplacer ces énormes catalogues sur fiches par des catalogues informatiques consultables à l’écran, avec un classement alphabétique ou systématique effectué non plus par lui-même mais par la machine. Elle a permis aussi le prêt informatisé et la gestion informatisée des commandes, faisant disparaître l’impressionnant stock de fiches et bordereaux nécessaires lors des opérations manuelles.

L’informatique en réseau a fait naître ensuite les catalogues collectifs permettant de regrouper dans une même base de données les catalogues de bibliothèques de la même région, du même pays ou de la même spécialité, entraînant du même coup des services très facilités pour le prêt interbibliothèques et le regroupement des commandes auprès de fournisseurs.

Puis un certain nombre de bibliothèques ont ouvert un serveur Minitel pour la consultation de leur catalogue, désormais disponible au domicile du lecteur. Progressivement, ces catalogues deviennent disponibles sur Internet, avec une consultation plus souple et plus attractive que sur Minitel. A long terme, on pourra également disposer des documents eux-mêmes en version électronique, et pas seulement de leurs références.

Les serveurs web de bibliothèques proposent aussi d’autres services tels que renseignements à distance, cyberbibliothèques ou liens hypertextes avec d’autres sites, ce qui évite à leurs usagers de se perdre dans la Toile.

Par la suite, pour des recherches pointues, les usagers auront certainement besoin d’avoir recours à un cyberthécaire en ligne, un peu comme un fournisseur de matériel ou de programmes informatiques met un service d’aide en ligne à la disposition de ses clients.

Comme le précisait Peter Raggett, sous-directeur de la Bibliothèque centrale de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE, Paris), dans son courrier électronique du 18 juin 1998, "les responsables de l’information ont un grand rôle à jouer dans la recherche et l’organisation de l’information sur Internet". Lui-même a sélectionné plusieurs centaines de sites pour en favoriser l’accès à partir de l’Intranet de l’OCDE, et cette sélection fait partie du "bureau de référence virtuel" proposé par la bibliothèque à l’ensemble du personnel de l’Organisation. "Outre les liens, ce bureau de référence virtuel contient des pages de références aux articles, monographies et sites web correspondant aux différents projets de recherche en cours à l’OCDE, l’accès en réseau aux CD-ROM, et une liste mensuelle des nouveaux titres. Le catalogue de la bibliothèque sera bientôt lui aussi disponible sur l’Intranet."

Peter Raggett prévoit "une forte expansion d’Internet pour l’éducation et la recherche. Les bibliothèques seront amenées à créer des bibliothèques virtuelles permettant à un étudiant de suivre un cours géré par une institution à l’autre bout du monde." La tâche du bibliothécaire sera de filtrer les informations pour le public. "Je me vois devenir de plus en plus un bibliothécaire virtuel, dit-il. Mes clients ne me rencontreront peut-être pas mais ils me contacteront par e-mail ou par téléphone ou par télécopieur, j’effectuerai la recherche et je leur enverrai les résultats électroniquement." "

A vous pour les commentaires !

Consultable en ligne:  http://www.etudes-francaises.net/entretiens/printfr06.htm#64

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N°16 – ABCD : Création d’une base de données à partir de zero (3)

Edition du format d’affichage (PFT)

la création du format d’affichage pour une nouvelle base de données dans ABCD se fait en deux étapes très simple (seulement que des clics)

1. Sélection des champs à afficher

Il est question ici de choisir les champs que nous désirons voir afficher lors d’une recherche. Ces champs sont choisis parmi ceux déclarés dans la table de sélection des champs (FDT). Aussi, il faut noter que tous les champs peuvent être sélectionner en même temps. Pour cette opération, ABCD offre une simplicité par un ou plusieurs clics. Notons qu’ici les raccourcis de sélection dans Windows peuvent être employés ici : Ctrl-clic pour ajouter une entrée
dans votre sélection, ou Maj-clic pour sélectionner toutes les options jusqu’à la position du curseur.

2. Génération de la forme de présentation

ABCD offre 3 formes de présentation des données : soit une page web au format ‘table’ (en colonnes), soit une page web au format ‘paragraphe’ (sans colonnes), soit alors, pour différents usages, un format délimité pour exporter vers d’autres logiciels.

ABCD génère automatiquement le code nécessaire, combinant les étiquettes
HTML indiquant littéralement entre guillemets les valeurs des champs (Vx).

N°15 – ABCD: Création d’une base de données à partir de zéro (2)

Définition de la FST (table de sélection des champs)

Après avoir défini la liste des champs (FDT) qui compose  la nouvelle base de données, il vous faut  maintenant  les indexer, en tout cas vous devez bien les indexer car il y va de la pertinence des résultats lors de la recherche dans l’opac. Ainsi, pour vous aider, d’excellents documents d’aide sur la technique sophistiquée d’indexation des SIGB de  la famille ISIS sont disponibles, en cliquant sur les onglets  ’aide’, dans ABCD.

Dans ce billet, il s’agira pour nous de vous présenter les atouts principaux des trois colonnes de la FST dans ABCD.

Colonne 1 : L’identifiant

C’est une étiquette (un chiffre) qui sera utilisée comme champ d’où l’on tire le terme servant à l’index, pour limiter par exemple la recherche à certains champs. Cette étiquette correspond souvent au champ actif d’où provient
la valeur, mais il peut tout aussi bien être un champ ‘virtuel’ (par exemple en vue de regrouper plusieurs titres dans un seul ‘champ titre’ pour simplifier la structure lors de la recherche. On devra ainsi créer la très populaire
recherche dans ‘ ‘TOUS CHAMPS’ (les utilisateurs Google n’en connaisse pas d’autre !), en indexant tous les champs significatifs à l’aide d’un seul et même IDentifiant, par exemple ’999′ pour autoriser une recherche ‘sans champ’.

Colonne 2 :  La technique d’indexation (extraction)

la technologie ISIS qu’utilise ABCD offre 9 techniques d’indexation, mais elles peuvent fondamentalement être réduites à deux options principales :

 - celles portant sur le champ complet (considérant les 60 premiers caractères en ABCD) – appelée indexation ’par ligne’;

- celles portant l’indexation du texte entier – appelée ‘indexation par mot’.

Il convient de noter que les techniques d’indexation 5 à 9 sont optimisées en utilisant un ‘prefixe’ (une courte étiquette précédant les valeurs en vue de les regrouper dans une même section alphabétique de tout l’index ou du fichier converti).

Colonne 3 : Le format d’extraction

On indique ici à l’aide du langage de formatage ISIS, le format courant pour produire l’extrait à indexer (comment nous souhaiterions que la recherche s’effectue dans le champ indiqué) . Vous pourriez utiliser toutes les caractéristiques du langage de formatage (sauf les caractéristiques de présentation), y compris la référence à d’autres bases de données.

Notons donc que l’interface de ABCD rend la création d’une telle FST aussi aisée que possible (mais au fond c’est très complexe, si on veut une fst beaucoup plus élaborée [exemples comparatifs fst]), en fournissant non seulement la FST dans 3 colonnes modifiables, mais aussi la FDT nécessaire à l’utilisation des champs et de leurs étiquettes, comme indiqué, tout en indiquant si les sous-champs sont répétitifs ou non.

Après avoir modifié la FST, on peut le tester avec un des enregistrements de votre base de données pour vérifier si la valeur courante à indexer correspond avec le résultat attendu mais je vous conseille de valider votre fst et continuer la création de votre base après vous pourrez la mettre jour. Au fait, si vous lancez le test, ABCD risque de planter alors vous serrez obligé de reprendre la création de votre base .

Dans le prochain billet, il sera question de la pft, c’est à dire le format d’affichage ( il est tout aussi simple que la fst) alors à bientôt.

N°14 – ABCD : Création d’une base de données à partir de zéro (1)

Modification du FDT (Tableau de Définition des Champs)

Cette étape est contraignante dans la mesure où c’est ici que l’on doit définir les champs qui seront renseignés lors du catalogage de nos ouvrages. ABCD offre donc pour la réussite de cette opération, des listes des valeurs au choix et des validations.

Pour  ‘modifier’ le formulaire, faites un double clic dans une cellule de la table ! Un simple-clic ne suffit pas ! il ne fera que sélectionner la rangée, sans pour autant la rendre modifiable, ni générer  le menu contextuel. A présent nous aurons affaire à chaque ‘colonne’ de la table, mais en guise de test il suffit simplement d’utiliser les  11 premières colonnes ainsi que les 2 derniers, le reste étant réservé aux options définies dans la liste des valeurs :

 A. Définition des champs

colonne 1 "Ligne": Elle présente ‘un chiffre alloué par le système. On l’emploi cependant pour ouvrir, si nécessaire, toute la rangée dans une fenêtre à part en vue de présenter toutes les colonnes comme des cases à part, avec lesquels on interagit en cliquant sur le lien hypertexte du chiffre lui-même.

colonne 2 "Type" : désigne le ‘type’ de champ, suivant la typologie ci-après :

a. Champ : l’unité de base dans un enregistrement, à utiliser si l’élément n’est pas des types suivants : un souschamp, un champ fixe, un champ fixe au format MARC ou s’y référant, ou un ‘group’ désignant un champ répétitif contenant des sous-champs.

b. Un sous-champ : si un champ a été au préalable créé avec des valeurs de sous-champs figurant dans la colonne des ‘sous-champs’, ABCD s’attend par la suite à la description immédiate de tous les sous-champs qui suivent le champ auquel ils appartiennent.

c. Un champ fixe : permet de créer un simple champ à taille fixe

d. Champ MARC fixe : c’est un champ fixe (comme le précédent) mais à structure spécifique au format MARC. Il sera pris en charge dans une fenêtre spéciale affichant toutes les parties séparément

e. MARC-Leader : un champ fixe à structure spécifique au format MARC-leader

f. Un ‘Groupe’ : ce sous-champ est répétitif. Comme pour tout sous-champ normal, il doit être immédiatement suivi par des sous-champs appartenant au groupe, toutes les séries des sous-champs seront répétitifs. Un bon exemple du groupe est le champ ‘auteur’, où la définition d’un auteur inclut toutes les ‘parties’ (ou souschamps) tels que le nom, le prénom, la fonction, etc., et puisque les documents peuvent en principe avoir plus d’un auteur, le champs sera alors répétitif.

g. Une ‘rangée" n’est qu’un élément graphique pour séparer les champs dans une feuille de calcul de saisie de données. Elle ne nécessite pas de spécifications supplémentaires.

h. Un ‘en-tête" est un court texte pour définir une ‘section’ dans une feuille de calcul de saisie de données en vue de ‘regrouper’ les champs; ABCD intègre automatiquement des liens-hypertextes-dans-le-formulaire pointer vers n’importe lequel des en-têtes définis. En MARC un ‘en-tête’ typique peut être ‘entrées primaires’ par exemple, ou ‘entrées secondaires’.

Colonne 3 ‘l’étiquette’ : elle permet de désigner l’identificateur chiffré de champ, tel qu’exigé par la norme ISO-2709. Ces chiffres vont de 1 à 999.  L’étiquettage des champs peut être arbitraire (par exemple 1, 2, 3…) mais devra répondre aux exigences des standards en la matière.  C’est au concepteur (vous…) qu’il incombe la responsabilité d’assigner une liste appropriée d’étiquettes de champs.

Colonne 4  "Titre" : elle permet d’assigner un ‘nom’ ou un ‘titre’ pour identifier un champ en vue d’expliciter le contenu géré par l’étiquette du champ. Il est préférable d’utiliser des noms courts, suivant le niveau actuel du langage.

Colonne 5 "Identifier": elle permet de sélectionner un et un seul champ de la base de données pour ‘I’dentifier le champ de référence des listes (consulter par exemple l’outil de sélection alphabétique, le ‘A-Z selection tool’).  son réglage n’est pas obligatoire.

Colonne 6 "Répétitif": tout comme la précédente, elle permet uniquement de signifier si le champ est répétitif ou non. Cette décision est important à prendre, suivant l’option du concepteur de la structure de la base de données.

Colonne 7 "Sous-Champs" : cette colonne permet de définir des caractères uniques (0-9 ou a-z, sans respect de la case) pour identifier des sous-champs si nécessaire. Si vous avez défini au moins un sous-champ, il est impératif de renseigner cette colonne, sinon une erreur logique apparaîtra.

Colonne 8 "Pré-littéraux":  elle donne l’option de définir certains caractères de ponctuation (,:: etc.) qui seront convertis pour servir d’identificateurs de sous-champ – suivant une même séquence, attention à la cohérence dans ce cas! Ainsi l’équipe de saisie de données peut utiliser les signes de ponctuation au lieu des identifiants de sous-champs, mais on se rappellera que ABCD permet de traiter chaque sous-champ individuellement, sans avoir à s’inquiéter sur les identifiants (voir la section ‘saisie de données’).

Colonne 9" Type d’entrée" : permet de définir le formulaire HTML fourni pour l’entrée des données, et il y a 12 possibilités :

a. Le Texte/Zone de saisie présente une zone de texte de taille variable. Le chiffre indiqué dans la colonne des ‘rangées’ détermine le nombre de lignes à afficher dans cette zone.

b. Le Texte (à taille fixe) présente une zone de texte de taille fixe. Le chiffre indiqué dans la colonne des ‘colonnes’ détermine le nombre de caractères à entrer dans cette zone.

c. La Table affiche une table dans laquelle, au sein des rangées, on introduit les occurrences de chaque champ, et dans les colonnes, les sous-champs pouvant être introduits dans cette occurrence. Les chiffres compris respectivement dans les ‘rangées’ et les ‘colonnes’ définissent le nombre d’occurences et des sous-champs qui seront pris en compte dans ce champ.

d. L’option du ‘Mot de passe’ affiche une zone de texte pour la saisie des caractères automatiquement remplacés par * pour sécuriser le contenu de ce champ spécial.

e. La Date permet de saisir une date, saisie contrôlé par JavaScript offrant la possibilité de saisir une date à partir d’un calendrier.

f. Une simple sélection permet de ne choisir qu’un élément d’une liste prédéfinie.

g. Une sélection multiple permet de choisir plus d’un éléments d’une liste prédéfinie.

h. La case à cocher offre l’option de choisir une ou plusieurs cases ‘cocher’ (activer) pour les sélectionner.

i. Le cercle d’option ou Radio permet de ne sélection qu’une option à la fois.

j. La zone Espace HTML , est une option qui fournit à l’utilisateur un éditeur HTML complet (contrôle JavaScript, ABCD utilise FCKEditor) pour modifier du texte contenant le code HTML en mode WYSIWYG.

k. L’option HTML externe permet de créer un texte contenant du code HTML, et qui sera enregistré non pas dans la base de données, mais plutôt dans un fichier externe, avec un lien vers ce fichier dans l’enregistrement ISIS.

l. Le téléchargement de fichier est une option qu’offre un controle JavaScript en vue de charger des fichiers vers le serveur et d’en créer un lien adéquat.

Colonne 10 " Lignes" : permet de définir le nombre de ‘rangées’ qu’offrira le composant HTML de saisie de données. Selon le type exact de donnée sélectionné dans la colonne précédente, il s’agit ici du nombre autorisé de lignes de texte à afficher dans la zone de texte, ou le nombre des occurences de champ (dans une table pour contenir un ‘groupe’), etc.

Colonne 11 "Colonnes" : Comme dans la colonne précédente, cette colonne permet de définir un nombre de ‘colonnes’, cette fois, qu’offre le composant HTML de saisie de données, qui peut être soit le nombre de caractères (dans une zone de saisie à taille fixe) ou le nombre de sous-champs (dans une table), ou plus généralement la ‘taille’ de la zone.

En principle, après avoir défini les 11 colonnes et s’il n’est pas nécessaire de définir une ‘liste de valeur’, ce qui reste à définir est une valeur ‘par défaut’ dans une dernière et unique colonne, et d’indiquer si une page d’aide pour le champ courant est à fournir. Ces pages d’aide sont de simple fichiers HTML à placer dans le dossier ‘???’ de ABCD.

Tout à la fin de la table existent des options de sauvegarde de la table, de test et de sa validation C’est ici que les options de ‘Test’ et de ‘Validation’ afficheront respectivement le formulaire résultant du résultat, et affichant la table dans une fenêtre différente avec un message indiquant si une erreur logique ou grammaticale a été rencontrée dans la table. Il va s’en dire que ces types d’erreurs doivent être corrigés avant de ‘sauvegarder’ ou de ‘mettre à jour’ le FDT suivant la dernière option présentée ici. L’option ‘List’ fournit une liste de table dans une fenêtre séparée, permettant par exemple de l’imprimer ou de la sauvegarder comme un fichier à part.

B. La définition des listes de valeur au choix

Nous parlons ici toujours des colonnes FDT, mais cette fois au niveau des colonnes 12-20, qui (excepté les 2 derniers) définissent les ‘listes de valeur’ à afficher dans le formulaire de saisie en vue de contrôler l’exactitude des termes, des autorités, ou simplement de faciliter la saisie de données grâce aux options disponibles.

Colonne 13 "Type de liste de valeur " : nous définissons ici le type de liste de contrôle à utiliser, avec ces options : D = base de données P = liste des valeurs T = Thesaurus.

Base de données, actuellement une base ISIS et ses fichiers, permettant un nombre illimité des possibilités, mais une solution quelque peu compliquée. Une simple liste de valeurs (type P) sera basée sur un texte au format ASCII (ou au format TXT) contenant une option dans chaque ligne. Le ‘Thesaurus’ est en fait aussi une base de données (ISIS), mais cette fois utilisant une structure spécifique de champ, ayant des références à d’autres thesaurus relationnels hiérarchisés différents (et normalisés), comme ‘synonyme’, ‘termes généraux’, ‘termes spécifique’, ‘notation libre’, ‘remplaçant’ ou ‘utilisé pour’. Ce type de thesaurus-base de données offre normalement des outils de ‘navigation’ entre les termes liés, et dès lors fournit un haut niveau d’aide à la saisie, en présentant le moyen de décrire des domaines scientifiques par une terminologie adaptée.

Colonne 14 "Nom" : on met ici le nom soit de la base de donnée ou fichier base de la liste de contrôle. On l’obtient également en parcourant l’option ‘parcourir’ de la colonne 16 (voir ci-dessous).

Colonne 15 "Le Préfixe" : on met ici un court préfixe lorsqu’une base de donnée contient une liste des valeurs. Cette liste proviendra du fichier converti de cette base de données, l’usage du préfixe induit une subdivision en ‘sections’ pour représenter partiellement le fichier converti. Si par exemple la liste de contrôle sert à faciliter la saisie des noms des éditeurs (noms qui reviennent souvent), l’indexation de la base de données des éditeurs peut se faire par l’usage du préfixe ‘PU=’, dès lors saisir ce préfixe ne fera apparaître la section IF qu’avec ce préfixe.

Colonne 16 ‘Parcourir’ : en cliquant sur ce lien, on ouvrira une fenêtre séparée permettant de définir quelque information sur la base de données de la liste des valeurs dans des zones de saisie spécifique, en commençant par le nom de la base pouvant être sélectionné parmi ceux disponibles.

Colonne 17 ‘Afficher comme’ : Il permet de déclarer le format d’affichage souhaité ou déclare le PFT qui définit de quelle manière les valeurs de la liste seront affichées et son format (de langage). Ce format doit être rédigé suivant un modèle prédéfini afin qu’il puisse être correctement interprété.

Voici l’exemple des fichiers d’autorité de la base de donnée MARC : @autoridades.pft:

select e3

case 1: v1

case 100: v100^a,`$$$`v100^a

case 110: v110^a,`$$$`v110

case 111: v111^a,`$$$`v111

case 245: v245^a,`$$$`f(mfn,1,0)

case 260: v260^a," : "v260^b

case 270: v270

case 340: v340

…

endsel

Colonne 18 "Extraire comme " : définit comment les contenus du champ doivent exactement être extraits du champ des valeurs dans l’enregistrement auquel pointe l’entrée de la liste (un fichier converti affecté). Si cette valeur est omise, les valeurs maintiendront leur ‘format d’affichage’ de la colonne précédente. Si le format d’affichage est prédéfini (@xxxx) et respecte l’instruction consistant à séparer le format d’affichage du format d’extraction par $$$, cette partie sera laissée vide.

Colonne 19 "Valeur par défaut ": la valeur par défaut ici est celle qui peut servir aux champs contenant souvent les mêmes valeurs, spécifiquement pour la base de données, qui seront dès lors présentés automatiquement.

Colonne 20 "L’Aide " : cette boîte à cocher (active ou non) indique si un fichier d’aide peut s’afficher dans une feuille de calcule ou non. Les pages d’aide sont sauvegardé dans le dossier bases/dbn/ayudas, où dbn représente le nom de la base de données.

N°13 – ABCD: Copie d’une base de donnée WiniSIS existante

ABCD offre trois possibilités de créer une base de données à savoir :

- créer une base de données à partir de 0 ( nouvelle base de données)

- créer une base de données à partir d’une base ABCD existante

- créer une base de données à partir d’une base winISIS existante

Dans ce billet , je vous propose 11 étapes à suivre pour créer une base de données ABCD à partir d’une base de données WinISIS existante :

1. Exportez avec WinISIS vos enregistrements actuels dans un fichier au format d’export ISO (ou un autre utilitaire ISIS supportant l’export ISO); notez l’adresse où vous avez sauvegardé ce fichier d’export .ISO, il se placera
normalement dans le dossier WORK de votre installation WinISIS.

2. Ouvrir ABCD et cliquez sur l’icône "Création d’une base de données" . Une fenêtre va s"ouvrir et vous demander les informations suivantes :

- Nom de la base de données

- Description (les informations sur votre base)

- Créez à partir de : une liste déroulante va s’afficher et vous choisirez "Base de données Winisis"  et cliquez sur "continuer".

3. Sélectionnez le FDT de votre base de données Winisis et cliquez sur ‘charger’ afin de le transférer dans l’environnement ABCD de la nouvelle base de données.

4. Sélectionnez le FST de votre base de données Winisis et cliquez sur ‘charger’ afin de le transférer dans l’environnement ABCD de la nouvelle base de données.

5. Sélectionnez le PFT de votre base de données Winisis et cliquez sur ‘charger’ afin de le transferer dans l’environnement ABCD de la nouvelle base de données.

ATTENTION !!!
La plupart des bases de données WinISIS utilisent le PFT par défaut (avec le nom de la base de données) qui contient le code normal de Windows (en opposition au code HTML), comme par exemple ‘BOX’, ‘FS’ etc. Ceci générera une erreur de ‘grammaire’ lorsqu’on les ouvre par la suite dans ABCD, alors il vaut mieux éviter ceci en sélectionnant un PFT non influencé par les éléments code du Windows ! Si on ne sait pas le trouver, n’oubliez pas de recréer un format de base HTML dans ABCD en vue de remplacer le PFT par défaut pour votre nouvelle base de données.

6. Cliquez sur l’onglet de création de base ‘Créer la base de données’ pour ordonner à ABCD la création des dossiers et fichiers nécessaires à votre nouvelle base de données. Un message de création réussie (ou non, en cas de
problèmes) apparaît. Il vous sera rappelé de rendre votre base de données accessible à au moins un utilisateur, au risque de ne pouvoir l’utiliser.

7. Vous pourrez alors ouvrir la nouvelle base de données, puisqu’elle est désormais listée dans la fenêtre principale de gestion des bases de données.

8. La base ouverte contenant 0 enregistrements, la première des choses à faire est d’importer les enregistrements ISO créés à l’étape initiale de ce processus. Pour ce faire, cliquez dans l’icône ‘Utilitaires’ dans la barre d’outil de son
écran de saisie de données (comme décrit dans la section détaillée), et choisissez l’option ‘ISO import’. Comme indiqué, cette étape permet de sélectionner le fichier source et de le ‘charger’.

9. C’est un peu étrange, mais c’est maintenant que le fichier ISO est prêt à être importé effectivement dans la base de données. Pour cela, cliquez dans l’icône ‘Utilitaires’ de nouveau dans la barre d’outil et sélectionnez ‘importation fichier ISO ‘, et le fichier chargé sera effectivement disponible pour l’import (conversion) dans la base de données ABCD. L’application sollicitera votre accord pour entamer l’importation des enregistrements ISO à partir du fichier sélectionné. Une barre de progression indiquera la liste des fichiers en cours d’importation, ainsi que le succès de l’opération.

10. Si vos enregistrements nouvellement importés n’apparaissent pas dans la base de données, ouvrez à nouveau la base de données à partir du ménu, ceci rafraîchira les paramètres de la base de données.

11. Les enregistrements doivent à présent être visibles et modifiables comme des enregistrements normaux, mais ils n’ont pas encore été indexé dans le ‘Fichier inversé’, utilisez pour cela l’option de mise à jour du ‘fichier inversé’ en cliquant sur l’onglet "Génération du fichier inversé" situé dans la section "utilitaires"qui lui même se trouve  dans la barre d’outil de son écran de saisie de données.

Attention !!!
Si la série de vos enregistrements importés est assez large (par exemple au-dessus de quelques centaines), et en fonction du système dans lequel vous travaillez, il est possible que le processus exige plus de temps pour le serveur web (Apache dans la plupart des cas), et risque de ne pas s’arrêter. Pour cette
raison, pareils cas nécessiteront d’aller en mode ligne de commande, et non de générer le ‘fichier inversé’ dans ABCD.

N°12 – ABCD: Structure du répertoire d’installation

Après l’installation de ABCD, dossier nommé "ABCD" sera automatiquement crée. Ce dossier contient des sous dossiers qui eux-mêmes contiennent des fichiers. Dans ce billet, auquel est joint un fichier .doc, je m’évertue à vous présenter cette structuration, en m’ appuyant sur le "Guide d’utilisation de ABCD" (P20-24) conçu par Egbert De Smet (Mon encadreur lors du stage en Belgique) et Ernesto Spinak.

cliquez ici pour télécharger Structure du répertoire ABCD,

N°11 – ABCD : Téléchargement et installation

Après avoir publier la présentation de ABCD, nous avons tout de suite entamé le module catalogage. Je pense que nous somme aller un peu vite alors, je vous propose de faire un petit retour. En effet, je penses qu’il est judicieux de vous proposer un lien de téléchargement de ABCD ensuite de vous montrer comment l’installer correctement et ensuite nous pourrons aborder sereinement tous les modules qu’offre notre SIGB.

1. Installer au préalable un serveur soit : EasyPhp, soit WampServer

2.Telecharger ABCD à partir de http://sendbox.fr/pro/6k9jwci5feyd/ABCD_OA.zip.html   un mot de passe pourrait vous être demandé c’est : abcd

3. Décompresser le fichier dans la racine de votre ordinateur (généralement le disque c:)

4. Ensuite double cliquer sur abcd_start

5. Vous obtiendrez une fenêtre localhost:9090/site/php/index.php , il faudra l’effacer et garder localhost:9090. NB: ABCD, utile le même port que Skype alors prendre le soin de se déconnecter à Skype avant de lancer ABCD.

6. Vous avez maintenant l’interface de ABCD, vous demandant un login et un mot de passe.

Login : abcd

Mot de passe : adm

Vous pourrez maintenant visiter des bases test existantes. Prenez le temps de les parcourir et à notre prochaine session pour entamer la création d’une base de données.